Zo ga je om met een volle mailbox

Je komt binnen op kantoor en zet meteen je computer aan, ondertussen begroet je je collega’s en haal je koffie. Als je terugkomt is je computer opgestart en check je je e-mail. Je werkdag kan beginnen. Voor velen is dit een bekende routine.

Werkend Nederland ontvangt gezamenlijk per dag zo’n 210 miljoen e-mails. En de verwachting is dat dit aantal alleen nog maar zal stijgen. Het is niet zo gek dus dat mensen regelmatig het idee hebben dat hun werkdag wordt beheerst door hun mailbox. Veel mensen laten zich volledig leiden door nieuwe inkomende berichten. Er kan immers altijd iets belangrijks binnenkomen.

E-mailstress is een typisch verschijnsel van deze tijd. Bij sommige werknemer houdt hun e-mail hen de hele dag in bedwang, waardoor ze regelmatig last hebben van stress en hun deadlines niet kunnen halen. Laat het niet zover komen en beheers zelf je inbox, voordat je inbox jou beheerst.

Beperk het checken van je mailbox

De meeste mensen zijn geneigd om bij het signaal dat er een nieuwe mail binnenkomt te kijken. Ook al lees je het bericht niet, deze onderbreking van je werkzaamheden leidt toch meer af dan je misschien zou vermoeden. In outlook kun je de signalen voor nieuwe berichten uitschakelen. Zo bepaal je zelf wanneer je je e-mails wilt checken. Probeer vaste momenten te hanteren waarop je je mail checkt.

Markeer de e-mails

Veel e-mailprogramma’s bieden de mogelijkheid om de mails te markeren. Zodra je je mailbox opent kun je dus direct zien welke mails je dringend moet beantwoorden en welke nog even kunnen wachten. Probeer je niet gek te laten maken door afkortingen als ‘asap’ en ‘zsm’. Iedereen is geneigd om zijn e-mail als belangrijk te beschouwen, maar jij kunt nu eenmaal niet alles tegelijk.

Maak mapjes

Werken met mapjes in je inbox werkt niet alleen een stuk overzichtelijker, je weet de e-mails ook sneller terug te vinden. En dit levert weer een mooie tijdsbesparing op. Probeer de mapjes zo te organiseren dat het mapje van personen die jou vaak dringende of belangrijke mails sturen, bovenaan komt te staan. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een cijfer voor de naam van de map te zetten.

Bellen

Als je zelf veel mailt, zul je ook veel mail ontvangen. Dit komt doordat veel mails een vraag bevatten. De ontvanger zal hier ongetwijfeld weer op reageren, vaak met een nieuwe vraag. Probeer dit te voorkomen door wat vaker de telefoon te pakken en e-mail alleen te gebruiken voor de eenvoudige berichten.

Reacties